민주화운동기념사업회 사료관

사료 관리 지침

2020. 04.

	사 료 관

차  례

Ⅰ. 총칙

1. 목적	1

2. 적용범위	1

Ⅱ. 사료 선별과 평가

1. 사료 선별과 평가	2

2. 예비 정리	2

3. 사료 등급 평가	3

4. 등급별 보존철 및 보존상자 편성	7

Ⅲ. 사료 등록

1. 사료 등록	9

2. 사료 등록 업무	9

3. 사료관리시스템	10

4. 등록정리	26

Ⅳ. 사료 열람과 이용

1. 사료 열람과 이용	29

2. 사료의 공개	29

3. 사료의 열람	30

4. 사료의 대출	30

5. 사료의 이용	30

Ⅴ. 구술 사료 공개 및 열람

1. 구술 사료 공개 및 열람	31

2. 구술 사료의 공개	31

3. 구술 사료의 열람	32

Ⅵ. 서고 관리와 운영

1. 서고 관리와 운영	33

2. 서고 출입관리	33

3. 사료 반출․입 관리	35

4. 서고 환경․시설 관리	35

별지 서식

1. 서고 출입신청서	37

2. 서고 출입서약서	38

3. 서고 출입대장	39

별첨 자료

1. 사료유형평가기준	40

Ⅰ. 총칙

1. 목적

○ 본 지침은 민주화운동기념사업회 사료관의 업무 담당자에게 사료 관리 실무지침을 제공하여, 사료를 체계적이고 안전하게 보존‧관리하기 위함

2. 적용 범위

○  다음 업무에 적용함

1. 사료 선별과 평가

2. 사료 등록

3. 사료 열람과 이용

4. 구술 사료 공개 및 열람

5. 서고 관리와 운영

Ⅱ. 사료 선별과 평가

1. 사료 선별과 평가

1.1. 목적

○ 이 지침은 「사료 수집과 관리 업무 규정」(이하 「규정」이라 한다.) 제5조 ②항에 근거하여 민주화운동 사료로서 등록 대상 사료 구분과 가치 평가를 하기 위한 구체적인 세부사항을 규정함을 목적으로 함

1.2. 적용 범위

○ 이 지침은 다음 업무에 적용

1. 예비 정리: 수집된 사료에 대한 민주화운동 관련 여부와 유형 등을 판단

2. 사료 등급 평가: 등록 대상 사료 여부와 등급을 판단하기 위하여 수집된 사료의 민주화운동 관련 정도와 품질에 대한 선별

1.3. 다른 지침 등과의 관계

○ 이 지침에서 정한 사항은 「규정」에 관한 규정 중 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침을 적용

2. 예비 정리

2.1. 민주화운동 관련 여부

○ 수집된 사료에 대하여 민주화운동 관련 여부를 판단하여 민주화운동과 관련이 없는 사료는 폐기한다. 민주화운동 관련 여부는 「민주화운동기념사업회법」, 「민주화운동기념사업회법 시행령」등 민주화운동과 관련된 법률과 민주화운동 역사에 대한 학술적 평가 등을 고려하여 종합적으로 판단함

2.2. 유형 분류

○ 수집된 사료를 문서류, 사진필름류, 음성영상류, 박물류 등 유형별로 분류하여 정리

3. 사료 등급 평가

3.1. 사료 등급 평가 업무 정의

평가업무는 사료에 대한 [유형평가/내용평가]를 통해 최종 평가등급을 부여하고, 등급별로 편철하는 작업을 말함

3.2. 1차 평가

3.2.1. 유형 평가

① 민주화운동사적 가치가 현저하게 떨어지는 ‘저가치 사료(C)'를 선별․분류

❙예 : 민주화운동 관련 단체에서 생산된 단순 비품 영수증

② ‘사료 유형평가 기준’을 참고하여 사료의 유형가치를 A등급과 B등급 유형으로 구분하여 평가

③ ‘사료 유형평가 기준’으로 사료의 유형 가치를 판단하기 어려운 경우, 상호협의하여 처리

④ 수집단계에서 선별되지 않은 민주화운동 비관련 사료, 중복 사료 등은 수집단계에서 폐기대상으로 선별된 사료와 함께 관리

⑤ ‘사료 유형평가 기준’ 이외의 새로운 유형은 사료관리책임자와 협의하여 ‘사료 유형평가 기준’에 추가할 것인지 결정

가. 내용유형 평가 핵심사료 대상

성명서 등과 같이, 사료의 유형이 중요하다고 판단되는 대상

별첨자료 1 <사료 유형평가 기준>을 이용하여 검색, 확인

나. 민주화운동사 중요도 핵심 대상

민주화운동 역사상에서 중요한 의미를 지닌 민주화운동 사건, 단체, 인물, 시대적 배경 관련 기록

3.3. 2차 평가

3.3.1. 내용평가

- 개별 사료의 내용 분석을 통해 민주화운동 관련 중요도에 따른 핵심대상과 일반대상으로 평가하는 단계

① 사료의 민주화운동에 관련된 내용적 중요도를 판단하기 위해 미시평가를 수행

② 핵심대상
- 사료의 내용에 민주화운동 핵심사건․단체․인물 등이 포함되면 핵심대상으로 평가

③ 일반대상
- 핵심사건․단체․인물 등이 사료 내용에 포함되지 않으면 일반대상으로 평가

④ 핵심사건․단체․인물 이외에도 민주화운동의 중요 배경에 관한 내용이나 사료 자체의 내재적 가치, 희소성, 박물적 가치 등도 고려하여 그 가치가 높으면 핵심대상으로 평가할 수 있음

민주화운동 관련 내용상의 희소성

-정보의 유일성 측면: 해당 사료에 수록된 내용이 타 기록 유형에서 볼 수 없는 대상

형태적 희소성

-정보를 수록한 기록 형태상의 유일성 측면

순수 박물적 가치

-현재 사용되지 않는 기록의 형태 및 매체 상 희귀성을 지닌 원본 기록

예술적 가치

- 예술 작품으로서의 가치가 있는 원본 기록

기록의 생산연대

- 민주화운동과 관련하여 대한민국 정부수립 이후 1970년대까지의 기록물 대상

민주화운동 관련 정보의 집중도

- 기록 안에 민주화운동과 관련하여 다양한 인물, 사건, 시대상 등이 들어있는 경우

- 기록 안에 단일 사건, 인물 등에 대한 종합적 내용이 들어 있는 경우

정보의 정확성

- 해당 사료의 내용이 원본으로서 정확한 내용을 담고 있는 대상

타 기록과의 연계성

- 해당 사료가 타 사료들의 이해에 전제가 되는 대상

⑤ 사료의 내용적 중요도를 판단하기 어려운 경우, 상호협의하여 처리

- 유형 평가와 내용 평가의 결과를 종합하여 사료에 대한 최종 평가등급을 부여

3.4. 최종 평가등급 부여

① 유형 평가의 결과로 부여된 A․B등급과 내용 평가의 결과로 부여된 핵심․일반대상을 종합하여 사료에 대한 최종 평가등급을 판단

- 유형 평가 A등급이면서, 내용 평가 핵심대상이면 최종등급이 핵심사료

- 유형 평가 A등급이나, 내용 평가 일반대상이면 최종등급이 일반사료

- 유형 평가 B등급이나, 내용 평가 핵심대상이면 최종등급이 일반사료

- 유형 평가 B등급이면서, 내용 평가 일반대상이면 최종등급이 저가치사료

② 유형 및 내용 평가의 결과만으로 판단하기 어려운 사료는 상호협의하여 최종등급을 부여함

최종 등급	정 의	기 준
핵심 사료(A)	• 한국 민주화운동 역사상의 핵심 인물, 사건, 단체 등에 관련된 사료임과 동시에, 콘텐츠 자원으로써의 활용도가 매우 높을 것으로 예상되는 사료	• 유형 평가 A등급/ 내용평가 핵심대상 • 콘텐츠 대상
일반 사료(B)	• 한국 민주화운동 역사상의 핵심 인물, 사건, 단체 등에 관련된 사료로 그 내용적 가치가 그리 높지 않거나, 일반 인물, 사건, 단체 등의 사료 중 내용적 가치가 매우 높은 대상	• 유형평가 A등급 / 내용평가 일반대상 • 유형평가 B등급 / 내용평가 핵심대상
저가치 사료(C)	• 민주화운동과 관련된 사료 중 유형이나 내용적 가치가 그리 높지 않은 사료	• 유형평가 B등급 / 내용평가 일반대상 이하

표 1. 최종평가등급

③ 최종 평가등급은 보존철 옆 제목란에 ( )로 표시하며 연필로 기재

④ 보존상태 등급 평가

• 평가된 보존상태 등급은 나중 등록단계에서 ‘보존상태’ 필드에 입력

• 보존상태 평가는 사료 평가등급 핵심사료와 일반사료 등급에 한하여 실시

구분		평가내용
민주화 운동 사료 (문서류)	상급	• 종이의 외양상 변화가 거의 없고, 사료 내용을 판독하는 데 지장이 없는 상태 • 한지류 또는 중성용지에 먹, 보존용 필기류, 사무용 프린터로 작성한 기록물
	중급	• 종이의 파손·결실·변색이 있거나 잉크의 탈색·변색이 부분적으로 진행되었으나, 사료의 내용 판독에 그다지 지장이 없는 상태 • 일반 용지에 흑색 볼펜, 잉크, 등사, 타자로 작성한 기록물 • 사료를 접은 부분이 변색·결실되어 부분적으로 글자의 훼손이 진행중인 사료
	하급	- 사료 내용이 포함된 부분의 훼손·변색·건조 또는 침수되거나, 곰팡이의 확산, 잉크의 탈색·변색 등으로 사료 내용의 판독에 상당한 지장을 초래하는 상태 - 산성 재활용지 또는 신문 용지나 일반 갱지에 흑색 또는 청색 외의 색이나 형광 필기구류, 연필로 작성한 기록물 - 감열지에 작성된 사료

표 2. 보존상태 평가

3.4.1. 평가 등급 예외사항

① 일반사료 등급 사료 중 콘텐츠 자원의 대상이 되는 사료는 핵심사료 등급을 부여

• 예술적 가치를 지닌 사료

• 현재 및 미래 이용자들의 대중적 활용도가 높을 것으로 판단되는 대상

• 민주화운동 역사와 관련하여 출판 목적으로 이용될 수 있는 사료

• 민주화운동 역사와 관련하여 교육용 자원으로 이용될 수 있는 사료

• 민주화운동 역사와 관련하여 온라인 및 오프라인 상의 전시 대상으로 이용될 수 있는 사료

• 민주화운동 역사와 관련하여 방송 및 언론용 자료로서 이용될 수 있는 사료

• 콘텐츠를 구축할 경우, 해당 사료의 접근성 및 활용성이 제고될 것으로 예상되는 사료

• 국가적 차원의 역사적 정보 자원으로 활용될 수 있는 사료

② 일반사료 등급에서 핵심사료 등급으로 상향조정 대상

• 전문작가의 민주화운동 관련 문학작품이 친필 원고일 경우

• 복사본이더라도 그 희소성의 가치나 역사적 중요도가 높다고 여겨지는 사료

• 핵심사건을 다룬 주보의 일부 사본 모음 ❙예 : 안동사건 공판 참관기

③ 일반사료 등급에서 저가치사료 등급으로 하향조정 대상

• 정간물 중 민주화운동과 별 관련 없는 내용일 경우 ❙예 : 동문지

• 당시 정세와는 별 관련 없이 교단이나 개인적 입장을 표명한 성명서

• 민중가요 악보나 가사(개사)내용의 낱장 복사물

④ 저가치사료 등급에서 일반사료 등급으로 상향조정 대상

• 민주동문지(예: 성대민주동문, 민주경희 등)가 단순한 동문소식 등이 아닌 정세 및 민주화운동 관련 내용이 많을 경우

• 정간물 등에 게재된 민주화운동 관련 인사의 기고문이나 논문 등에서 민주화운동과 직접 관련이 있는 경우

• 신문스크랩에서 민주화운동 관련 인사의 주장이 담겨있는 직접 기고문

• 주보가 민주화운동 관련 내용이 많을 경우

• 시간․장소․주최 기본 내용 외에 해당 행사나 사안에 대한 상세정보 포함한 안내문

• 핵심단체의 중요 행사 관련 초대장

• 핵심단체 주최의 일정표

• 핵심단체 주최의 식순

• 국내 정세․민주화운동 관련 내용을 특정 주제로 모아놓은 외국 신문스크랩

• 국내 민주화운동 관련 기사의 해외 한인신문

⑤ 저가치사료 등급에서 폐기대상으로 하향조정 대상

• 신문스크랩에서 민주화운동과 관련 없는 기사모음일 경우

• 민주화운동과 관련 없는 단체(회사)의 재무재표/감사보고서

• 생산단체, 일자 등을 전혀 알 수 없는 단순 주소록

• 생산단체, 일자 등을 전혀 알 수 없는 단순 명단 리스트

4. 등급별 보존철 및 보존상자 편성

4.1 등급별 보존철 파일링

① 등급별 사료 평가

최종 등급이 부여된 사료들은 등급 별로 맥락을 주의 깊게 고려하면서 진행하여 서류철에 편철

연필로 인덱스 란에 제목을 기입하고 제목 끝에 ( ) 하여 등급을 기입한다.
❙예 : 자주평화통일민족회의(B)

연결 된 맥락의 경우 하나의 철 분량이 많은 관계로 나눠서 파일링 할 경우

제목 뒤에 -1, 2로 표기

※ 등록은 하나로 하되 업무주기에 위치정보를 둘 다 입력한다.

4.2 보존상자 편성

① 보존상자에 서류철를 넣을 때 서류철 인덱스가 파일박스 뚜껑을 열면 바로 보이도록 앞면이 오도록 한다.

② 정간물/도서/자료집 별치로 보존상자 안의 사료 양이 적은 경우는 다음 보존상자의 사     료로 채운다.

③ 보존상자 라벨 위치에 네임펜으로 기증자명-연번을 수기한다.

❙예 : 기사연(기증자명)-0001

4.3. 사료 등급 기준

○ 민주화운동 사료의 등급은 다음의 기준에 따라 등록하여야 한다.

등급	정의	기준	활용
핵심 사료	민주화운동사에 중요한 의미를 지닌 인물, 사건, 단체 등에 관련된 사료로서 콘텐츠 자원으로 활용 가능할 것으로 예상되는 사료	내용평가: ○ 또는 품질평가: ○	원문DB구축
일반 사료	민주화운동에 관련된 사료이나, 콘텐츠 자원으로 활용 가능성이 낮을 것으로 예상되는 사료	내용평가: △ 그리고 품질평가: ×	제목 등록 또는 원문DB구축
저가치 사료	일반 자료 성격의 민주화운동에 관련이 없는 사료	내용평가: × 또는 품질평가: ×	폐기

Ⅲ. 사료 등록

1. 사료 등록

1.1. 목적

○ 민주화운동기념사업회 사료관 소장 사료의 등록에 관한 사항을 규정함으로써 사료등록 관련 사무의 업무효율 향상에 기여함을 목적으로 함

1.2. 적용범위

○ 민주화운동기념사업회법 제6조 2에 의거하여 사료관이 수집한 사료 전반에 적용

1.3. 정의

○ 본 지침에서 규정하는 사료는 문서류, 사진필름류, 음성영상류, 박물류 등 등록 대상이 되는 전체 사료를 지칭함

2. 사료 등록 업무

2.1 사료 등록 업무 개념 정리

민주화운동 사료를 대상으로 민주화운동기념사업회 기록물 규정에 따른 철/건의 색인정보를 추출하여 ‘사료관리시스템’을 통해 입력, 저장하는 것

2.1.1. 등록대상

민주화운동(“국민의 기본권을 침해한 권위주의적 통치에 항거하여 국민의 자유와 권리를 회복, 신장시킨 활동”, 민주화운동기념사업회법 2조)의 산물인 모든 기록물

▸ 민주화운동관련 사건, 인물, 단체와 현재 시민단체의 기록

▸ 민주화운동을 규명하기 위해 필요한 공공기록물 등

문건사료 : 민주화운동 단체의 자체 생산문서, 성명서, 자료집, 간행물, 회의록, 보고서, 팸플릿, 일기, 메모, 재판자료

평가사료 중 일반사료 이상의 등급은 전부 등록 대상이 되며, 저가치사료 등급은 기본 등록 대상으로 처리

2.1.2. 등록항목

가. 핵심사료 및 일반사료 등급 : 전부등록

등록사항
▸식별영역: 등록번호, 표제, 생산자, 생산기간, 분량, 복본수량, 사료형태, 사료구분,                정리등급, 사료참조코드
▸배경영역: 수집번호, 수집일자, 기증자, 수집구분, 수집조건, 분량, 상세정보
▸내용과 구조영역: 사료내용
▸열람 및 이용조건: 공개여부, 언어와 문자, 주제어
▸주기영역: 해제
▸보존정보: 보존상태, 구상자번호, 보수정보, 업무주기
▸기술통제영역: 등록자, 등록일

나. 저가치사료 등급 : 기본등록

등록사항
▸식별영역: 등록번호, 표제, 생산자, 생산기간, 사료형태, 사료구분, 정리등급,
사료참조코드
▸배경영역: 수집번호, 수집일자, 기증자, 수집구분, 수집조건, 분량, 상세정보
▸열람 및 이용조건: 공개여부, 언어와 문자
▸기술통제영역: 등록자, 등록일

2.2. 등록업무 프로세스

사료 평가 작업이 끝난 자료를 대상으로 하며, 작업할 수집상자에 대하여 서고관리자 승인을 통하여 서고에서 출고하여 작업을 개시

등록 시 아래에 등록지침에 의거하여 각 등급별 등록항목을 입력하고, 지침에 수정 및 보완이 있을 경우 이에 해당하는 내역을 바탕으로 등록 작업을 수행

사료등록 작업 시 사료에 대한 물리적 조치(등록번호 기재, 철침제거, 팩스사료 복사, 중복본 별치 등)가 필요할 경우 이를 수행하고, 보존조치대상사료의 경우 목록에 기재

3. 사료관리시스템

3.1. 사용환경

Windows XP 이상

웹브라우저 : 인터넷 익스플로러[마이크로소프트], 구글 크롬[구글] (사용 권장)

3.2. 메인화면

사료관리시스템 접속을 위해서는 우선 시스템 담당자로부터 시스템등록자의 권한을 부여 받음

사료관리시스템 접속ID 신청은 아래 양식대로 이름, 신청아이디, 비밀번호, 전화번호, 이메일, 역할(예: 사료등록)을 정리하여 시스템 담당자에게 발급을 요청

사료관리시스템 URL : http://amsadmin.kdemocracy.or.kr

민주화운동기념사업회 시스템 담당자로부터 발급받은 아이디와 패스워드를 입력

그림 1. 사료관리시스템 메인화면

3.3. 정리작업

3.3.1. 정리대상

기증자/수집번호별 사료의 수집정보내역을 확인하여 관리대상을 확인

그림2. 정리대상 화면

그림2. 정리대상 화면에서 해당자료를 확인 후 사료군의 등록을 누르면 그림3. 정리관리 화면이 나타남

그림3. 정리관리 화면

3.3.2. 정리관리

등록정리자는 사료군의 하위 정보 생성

▸사료군 정보 상세 영역 창이 뜨면 식별영역의 표제와 사료형태(문서류) 등록한 후 저장 ❙예: 기사연-0001

▸사료계열, 사료철을 생성해야 하는 경우에는 상단 정리관리를 선택 후 생성하고자 하는 표제를 선택한 뒤 사료계열 등록 또는 사료철 등록 아이콘을 눌러 정보를 생성함

그림4. 사료계열 정보 상세 영역 화면

▸생성된 사료계열을 클릭하고 사료계열 하위정보 생성하면 사료철 정보 상세 화면으로 변경됨 ❙예: 기사연-0001, 기사연-F1

그림 5. 사료철 정보 상세 영역 화면

▸식별 영역의 표제와 사료형태를 선택한다.

▸하단의 수정 버튼 클릭하면 계층정보 트리구조에서 그룹군/사료계열/파일①의 계층이 생성된 걸 볼 수 있다.

3.4. 등록작업

3.4.1. 등록관리

정리관리를 마친 사료를 대상으로 등록관리로 이동하여 등록번호, 기증자 등을 입력하고 결과화면 오른쪽 하단 아이템 등록 아이콘을 선택하면 그림7. 아이템 정보 상세 화면이 생성

그림6. 수집번호 조회 화면

그림7. 아이템 정보 상세 화면

▸아이템정보 상세화면의 식별영역, 내용과 구조영역, 열람 및 이용조건, 주기영역, 보존정보를 입력하고 등록 아이콘을 누르면 등록이 완료됨

▸다수의 아이템정보를 생성해야 하는 경우에는 추가적 화면이동 없이 기존의 아이템 등록을 누르면 입력이 가능함

3.4.1.1. 등록확인

아이템 등록을 마친 사료를 대상으로 상단 기술 아이콘을 선택 후 기술관리에서 사료번호를 입력하여 등록여부를 확인함

그림8. 사료검색 화면

3.4.1.2. 등록정보 수정

기술→기술관리→ 기증자 또는 수집번호 검색 → 해당 아이템목록 선택 → 수정 → 하단의 수정아이콘 클릭하여 수정

3.4.1.3. 등록정보 삭제

기술→기술관리→ 기증자 또는 수집번호 검색 → 해당 아이템목록 클릭 → 하단의 폐기 아이콘 클릭 → 폐기정보 입력

3.4.2. 등록 주요항목

구분	주요항목
식별영역	등록번호, 사료참조코드, 표제, 생산자, 생산기간, 분량, 복본수량, 사료형태, 사료구분, 정리등급
배경영역	수집이력 (수집번호, 수집일자, 기증자, 수집구분, 수집조건, 분량, 상세정보)
내용과 구조영역	사료내용
열람 및 이용조건	공개여부(공개/부분공개/비공개), 언어와 문자(한국어/영어 외), 주제어
주기영역	해제
보존정보	보존상태(상/중/하), 구상자번호, 보수정보, 업무주기
기술통제영역	등록자, 등록일

3.4.2.1. 식별영역

가. 등록번호

사료의 신규 등록 시 생성되는 번호로 실물 사료의 고유 참조번호로 메타데이터 작성 후 저장과 동시에 사료참조코드와 같이 자동으로 부여

그림9. 등록번호ㆍ사료참조코드 생성 화면

이렇게 부여된 등록번호는 해당사료(주로 문서류) 우측 하단에 연필로 기입(의미 있는 숫자만 기입)
단, 두꺼운 하드커버는 다음 장 오른쪽 하단에 표기한다. 등록번호를 기입하기 어려운 사료의 경우는 다음을 따름

문서류	▣ 등록번호를 직접 쓸 수 없는 경우, 별도의 종이에 등록번호를 기입하고 해당 사료에 클립으로 고정하여야 한다. 철제 클립을 사용할 시에는 철제 클립의 부식에 유의하여 중성 종이를 덧대어 사용한다. ▣ 사료 이면에 중요내용이 담긴 경우 이면의 자료를 복사하고 신규 등록한다. 신규 등록 시 주기 항목에 본래 사료의 이면 자료임을 밝힌다.
파일단위로 묶인 경우	▣ 파일에 묶인 기록물은 그대로 묶여 있게 한다. 연필로 기입이 힘들 경우에는 포스트잇 등을 이용하여 기입한다. ▣ 파일에 묶인 기록물들이 녹이 슨 경우 묶인 철을 풀고 클립을 사용하여 관리한다.

나. 사료참조코드

사료의 신규 등록시 생성되는 번호로 실물 사료의 고유 번호로 메타데이터 작성 후 저장과 동시에 등록번호와 같이 자동으로 부여됨

다. 표제

사료의 정체성을 확인할 수 있는 이름으로 단어나 구로 구성

표제는 사료에 표기된 것을 원래대로 옮겨 작성하는 것이 원칙

표제의 앞뒤에 붙어 있는 특수문자의 경우 기입하지 않음

사료 표제 중 고유명사나 특정 단어에 대한 오타는 그대로 입력

같은 표제에 사료 유형이 다를 경우 각각 신규 등록 처리(리플렛, 팸플릿, 포스터, 자료집 등)

* 표제를 알 수 없는 경우

표제가 없는 경우	▣ 표제가 없거나 임의로 만들어야 할 경우 각 괄호 [ ] 를 사용 입력한다. (단, 각괄호 [ ] 는 통일성을 위해 임의로 선정한 경우만 사용)
표제로 내용을 알 수 없는 경우	▣ 청원서, 호소문, 성명서 등과 같이 그 내용을 알 수 없는 표제인 경우 표제 옆에 [ ]를 이용하여 임의의 부표제을 만들어 입력한다. (단, [ ] 작성시 기록물 요약하거나 중요 내용을 임의 표제로 생성) ❙예시 : 성명서[5.18 민주화운동 관련] ▣ 표제가 없는 초청장일 경우 위와 동일하게 적용하여 입력 ❙예시 : 초청장[월남시민문화연구소 개소식]

* 신문스크랩과 같이 특정한 표제가 없는 경우

신문스크랩	▣ 표제는 [ ]를 이용해 임의의 제목을 준다. ❙예시 : [김춘옥이 기증한 신문스크랩] ▣ 신문 스크랩이 낱장일 경우 표제는 ‘[신문스크랩]제목’의 형식으로 입력(표제는 신문기사 표제를 있는 그대로 기입) ❙예시 : [신문스크랩]李泳禧교수 令狀 요
신문스크랩 묶음	▣ 표제는 ‘[신문스크랩]표제 관련 기사’의 형식으로 입력(단, 묶음의 경우 핵심내용, 시기, 주체 등의 묶음을 포괄할 수 있는 내용을 표제로 입력) ❙예시 : [신문스크랩]한나라당의 파계승 비유 사건 관련 기사

* 정기간행물의 경우

정기간행물	▣ 간행물의 경우 판권에 적혀 있는 표제를 기준으로 입력 ▣ 표제와 부표제가 있는 경우 표제에 「 」를 입력 ❙예시 : 새물이 고이는「둠벙」 ▣ 정기 간행물일 경우 호수까지도 입력 ❙예시 : 사회평론 통권 52호 ▣ 표제 자체가 ‘월간조선’인 경우 월간을 입력하고, ‘당대비평’처럼 제목에 월간이나 계간이 없는 경우는 ‘당대비평’으로 입력 ▣ 간행물은 제호, 년도, ○○월호, 또는 (계절)호, 통권 제○호 순으로 표제 입력 (단, ○월호의 경우 사료에 ‘○월’로 되어 있을 때에는 임의로 ‘호’를 붙이지 않는다.) ❙예시 : 월간노동 2001년 1월호 통권311호 ▣ 계간지의 경우 ‘○○지 ○○년 봄호 통권 제○호’ 계간이 사료에 기재되어 있는 경우 그대로 입력 ▣ 단체의 호외: 사료형태를 문서(집회의 유인물 및 운동적 성격)

* 외국어 사료의 경우

외국어/ 다국어	▣ 표제에 국영문 등 다른 언어가 있는 경우 언어 하나만 입력 ▣ 영어, 일어, 한문 등 외국어로 된 사료의 표제는 사료에 표기된 표제를 그대로 입력 ❙예시 : 中國硏究の李 前 漢陽大敎授 - 反共法で身柄送檢 ▣ 불어, 독어 등 등록하기 어려운 사료의 경우 관리자에게 문의 후 입력 ▣ 영문 간행물의 경우 간행물 표제, 발행호수, 발행연월일 순으로 입력 ❙예시 : KOREA REPORT Issue No.11 Aug./Sept.1990

* 기타

편지/ 수발신 문서	▣ 표제 옆에 수신자와 발신자를 [ ]를 이용하여 입력 ❙예시 : 진정서회부통지[수신:김○○,발신:대한민국국회] ▣ 표제가 없는 경우 [ ]를 이용하여 임의적으로 [○○가 ○○에게 보내는 국제회의를 위한 사전 미팅에 관한 편지/수발신문서]와 같이 입력
자필메모	▣ [ ]를 이용해 임의의 표제를 작성하여 입력 ❙예시 : [송건호 선생님의 자필 메모 묶음]
부제목	▣ 부표제가 있을 경우 표제 옆에 ‘-’를 표시하여 부표제를 입력 (단, 호외나 속보 등의 사료 등록일 경우 ‘-’없이 한 칸 띄고 표제를 입력) ❙예시 : 호외-농민신문(×) ➡ 호외 농민신문(○) ▣ 사료의 종류와 표제, 부표제가 동시에 있는 사료의 경우 종류와 표제사이는 ‘:’으로 표기하고 표제와 부표제는 ‘-’를 표기 입력 ❙예시 : 사료관연구총서 96-1:등록검수보고서-등록검수 절차를 중심으로

라. 생산자

생산자는 개인이나 단체의 활동 과정에서 기록을 생산, 축적, 유지하는데 책임을 지는 개인이나 단체를 말함. 출처는 사료에 나와 있는 범위까지 입력하는 것을 원칙으로 한다.  또한 출처 미상을 최소화

생산자	▣ 생산자에 대한 정보가 사료에 있을 경우 생산자의 직위나 소속을 주기에 입력 ❙예시 : 윤영규(생산자명) ➡ 전교조 초대 위원장(주기) ▣ 사료 생산의 목적이나 사유를 확인하여 생산자명을 개인 혹은 단체로 입력 ❙예시 : 범민족대회 의장의 이름으로 문서가 생산되었다 하더라도 기관을 대표하는 성격이 강하면 생산자를 단체로 입력 ❙예시 : 단체명으로 문서가 생산되었다 하더라도 개인의 입장표명에 대한 내용이면 생산자를 개인으로 입력 ▣ 민주화운동 관련 단체일지의 경우 일지에 단체의 법령, 주소록, 교육안 등이 포함되어 있으면 생산자를 단체로 입력하고, 기록자(사용자)가 일지를 사용했을 경우(사료) 기록자를 생산자로 입력 ▣ 생산자가 다수의 개인일 경우, 대표자 한명의 이름과 ‘외’로 입력 ❙예시 : 홍○○,김○○,박○○,… ➡ 홍○○ 외 ○명
단체	▣ 단체명은 띄어쓰기 없이 모두 붙여서 입력 ❙예시 : 광주학살책임자처벌5공독재부활저지를위한서울지역운동본부 ❙예시 : 전국 교직원 노동조합(×) ➡ 전국교직원노동조합(○) ▣ 단체명의 경우 한글 풀 네임으로 작성 ❙예시 : 인노련(×) ➡ 인천지역노동자연맹(○) ▣ 부설기관은 한 칸 띄고 입력 ❙예시 : 제주민주단체협의회 선진국 ▣ 영어 이니셜 네임이 있는 경우 한글 풀 네임으로 입력 ❙예시 : (IPI) ➡ (국제언론인협회) ▣ ○○공업(주)와 같은 경우, ○○공업주식회사로 풀어쓰지 않으며, (주)역시 표기하지 않는다.(사단법인도 같은 방법으로 처리)
외국어 인명	▣ 인명은 성과 명의 형식으로 기재함을 원칙으로 한다. 한글이나 한자로 표기된 한국인명과 중국인명, 한자로 표기된 일본인명은 성명전체를 하나의 단위로 표기하나, 기타 성과 명으로 식별되는 인명은 성과 명을 구분하여 입력 ❙예시 : 문익환, 富山妙子, 마쯔이 야요리, ヤマベ アカヒト ▣ 서양인명 및 동양인명의 로마자 표기시 성과 명의 순서로 기재한다. 성 다음에 쉼표(,)를 이용하여 성과 명을 구분한다. 한국인명과 중국인명의 경우 이름의 음절사이에 붙임표(-)를 이용하여 구분해주며, 성과 이름의 첫 글자만 대문자로 표기하여 입력 ❙예시 : Ogle, George, Chiang, Kai-shek, Mann, Margarett ▣ 서양인명이 두문자로 표시된 경우에는 온점(.) 다음에 띄어쓰기를 하고, 두문자가 연속하여 이어진 경우에는 띄어 쓰지 않는다. ❙예시 : Henry C. DE Mille, S.C. Glover ▣ 서양인명에서 접두어를 가진 성이나 복합성, 두 단어 이상으로 구성된 성의 각 단어 사이는 띄어 쓴다. 서양인명에서 접두어를 가진 성은 접두어 아래에 기재한다. 접두어는 맨 앞에 쓰인 접두어의 첫 글자만 대문자로 표기하고 중간에 오는 접두어의 경우 모두 소문자로 표기 입력 ❙예시 : De Winter, Karel, De la Fontaine, Jean
주관/주최	▣ 기록물에 <주최><주관>의 단체명이 함께 있는 경우 <주최>단체명을 출처로 입력 (<주관>단체명은 주기에 입력) ▣ <주최> 혹은 <주관> 단체명이 하나만 있는 경우 기록물에 있는 그대로 출처로 입력
단행본 /번역,편역,엮음/	▣ 편저자, 엮은이, 번역자(옮긴이)는 직접 “저자”가 될 수 있으므로 ‘생산자명’에 입력 ❙예시 : 하이네,김남주(역자) ▣ 정간물 또는 단행본의 일부를 복사한 경우 생산자는 해당 글의 필자로 입력하고, 사료내용에 출처를 표시 ❙예시 : (복사사료)논설-청소년문화의 실태 ➡ 오숙희(생산자),「또 하나의 문화」제10호 수록(사료개요)
출처미상	▣ 생산자를 알 수 없을 경우 기록물 내용, 기증자 등을 유추하여 [ ]를 이용해 임의의 출처를 만들어 입력 ❙예시 : [리영희] ▣ 생산자를 전혀 알 수 없을 경우 [ ]를 이용해 [미상]으로 입력
재판자료 /법률자료	▣ 생산자를 사건 관련자가 아닌 검찰청, 법원으로 입력 ▣ 법률자료는 ‘대한민국 국회’로 표기 입력 ❙예시 : 농지개량조합 육성에 관한 특별조치법 ➡ 대한민국 국회(생산자)
다(多)출처	▣ 모두 생산자 항목에 입력(단, 다수의 개인은 위의 생산자 참조)
수발신문서	▣ 발신 단체를 출처로 입력
외국어 단체	▣ 영문 단체 입력시 ‘the'와 같은 정관사는 생략하여 입력

마. 생산기간

생산시간은 사료가 생산된 일자나 기간으로 사료에 나와 있는 범위까지 입력하는 것이 원칙. 또한 생산기간 미상의 최소화 원칙을 준수하여 기술
❙예 : 2003년 3월 24일 - 20030324, 2003년 - 20030000, 2003년 10월 - 20031000

* 생산기간을 알 수 없는 경우

생산기간 미상	▣ 생산기간을 알 수 없는 경우 담당자에게 문의 후 입력 ▣ 사료의 내용을 통해서도 생산기간을 유추할 수 없고, 생산기간을 알 수 없는 경우 [미상]으로 입력 ▣ 생산기간을 대략적으로만 알 수 있고 정확하지 않는 연월일의 경우 [ ]를 사용하여 입력 ❙예시 : 2003년 추정 - [2003] ▣ 1990년대나 2000년대로 추정될 경우 [199*], [200*]로 등록함 (단, [19**] 일 경우 [미상]으로 입력하고, 주기에 추정일자 입력)

* 기타

일지/대장	▣ 일지, 일기, 장부 등과 같이 다수의 기록의 생산일자가 있는 경우 ‘첫날~마지막날’ 까지를 생산일자에 입력 ❙예시 : 19870410~19870610 ▣ 법원이나 법률 관련 첨부자료의 경우 대표적 문서 생산일자만 입력 ❙예시 : 건의서, 법률자문의뢰서등에 진단서, 진정서와 같은 문서가 첨부된 경우 【폭력사건고소장(19940411)+진단서(19940409)+진정서(19940405)】는 대표 서류가 되는 고소장의 생산기간 19940411을 입력
팩스	▣ 생산기간이 없을 경우 송신날짜를 생산기간으로 입력 ▣ 수발신공문서는 ①작성(시행일자), ②관련행사일자, ③송신일자 순으로 생산기간을 지목하여 입력 * 팩스자료는 복사하여 원본과 같은 등록번호를 주고, 클립으로 팩스 원본에 첨부하여 보관한다.
단행본	▣ 책에 인쇄되어 있는 제일 최근 일자를 생산기간으로 입력 (단행본은 사료로 보존 하여야할 대상을 제외하고, 도서관리시스템에 등록한다.) ❙예시 : 초판일자, 재판일자가 있다면 재판일자를 생산기간으로 입력
회의록/행사	▣ 회의록, 회의자료, 행사자료 등은 ‘작성일자’를 생산기간으로 입력하고, ‘작성일자’가 없으면 ‘관련행사일자’를 생산기간으로 입력 ❙예시 : 초대장의 경우 ‘작성일자’가 없으므로 ‘행사일자’를 생산기간으로 입력

* 생산기간이 사건의 원년을 기준으로 작성된 경우

사건원년 (예시)	▣ 분단조국(통일염원) ○년 ➡ 1994년 기준 ▣ 갑오농민전쟁 ○년 ➡ 1894년 기준 ▣ 광주민중항쟁 ○년 ➡ 1980년 기준 ▣ 반미항전 50년 ➡ 1994년 ▣ 민중진군 16년 통일원년 ○년 ➡ 1995년 기준 ▣ 통일갈구 45년, 통일염원 45년 ➡ 1989년 ▣ 단기 ○년 ➡ 기원전 2333년 기준 ▣ 참교육 원년 ➡ 1989년 ▣ 일본 평성 1년 ➡ 1989년 기준 ▣ 소화 1년 ➡ 1926년 기준

* 예시를 참조하되 사료의 맥락을 확인하여 준용함

바. 분량

분량은 사료의 수량을 표기. 분량은 숫자로만 표기하고 사료 내용면을 1쪽으로 함. 여백은 원문 구축을 고려하여 페이지 수에 넣지 않음
* [적용범위] 일반사료 이상 등급만 적용, 저가치사료 등급 제외

자료집/ 단행본	▣ 자료집은 표지 포함하여 면수를 계산 분량으로 입력 ▣ 단행본은 표지 상관없이 마지막 면수를 분량으로 입력
팸플릿/ 리플릿	▣ 접힌 면을 한 면으로 계산하고 분량을 입력(단, 읽히는 내용에 따라 접힌 면이 2쪽이 될 수 있고, 1쪽이 될 수 있으므로 고려하여 정확하게 분량 입력) ❙예시 : 팸플릿, 리플릿 등과 같이 세 면으로 접힌 경우 3쪽의 분량으로 입력하고, 뒷면까지 내용이 있을 경우 6쪽으로 입력
동일서식	▣ 설문지와 같이 동일 양식에 다수의 개인이나 단체가 작성한 사료는 중복으로 보지 않고, 각 면마다 분량으로 산입하여 입력 ❙예시 : ‘94 임금인상을 위한 직원 설문조사 사료의 경우 김○○,이○○, 박○○,…가 작성한 설문지의 경우 전체 분량을 세어 입력

사. 복본수량

일반사료 이상 등급 사료는 원본포함 3건까지 보존하며, 저가치사료 등급은 복본을 남기지 않음

일반사료 이상 등급에서 3부 이상의 중복본은 폐기대상으로 처리

* [적용범위] 평가 일반사료 이상 등급만 적용, 저가치사료 등급 제외

복본으로 확인된 사료는 실물 사료에 연필로 ‘중복’이라 적고, 중복된 등록번호를
기록. 부분 중복사료인 경우 중복 처리 되었는지 확인하여 중복으로 처리

그림10. 중복본 확인 페이지

아. 사료형태와 사료구분

사료형태는 사료의 물리적 구조 정보로 평가단계에서 문서류, 사진필름류, 음성영상류, 박물류로 구분. 더 세분화 하여 문서류는 문서ㆍ정간물ㆍ단행본으로 구분되며 사진필름류는 사진ㆍnegative film(필름)ㆍpositive film(슬라이드)로 구분. 음성영상류는 음성과 영상으로, 박물류는 박물로 구분

* [적용범위] 저가치사료 이상 등급 적용

* 문서류

문서류	문서	▣ 제본된 보고서, 사진집, 사진을 복사한 자료, 임투속보 등 속보류, 팸플릿, 리플렛들 - 리플렛: 전단(傳單)이라고도 하며 한 장짜리 인쇄물 또는 광고. 크기는 손에 쥐고 읽을 수 있는 정도 또는 그 정도로 접은 것, 핸드빌(handbill)이라고도 한다. - 팸플릿: 가제본한 소책자로서 부클렛이라고도 한다. 유네스코(UNESCO)에서는 최소 5페이지에서 최대 48페이지까지의 소책자라고 정의. - 브로슈어: 안내서, 설명서 등으로 사용되는, 가제본(假製本)된 소책자. 형식은 부클렛과 마찬가지지만, 일반적으로 부클렛보다 지질(紙質), 인쇄, 제본 등이 고급스러운 것을 지칭할 때 사용. ▣ 단체의 호외(집회의 유인물 및 운동적 성격)는 문서(단, 특정사안에 대한 정간물의 특별호는 정간물) ▣ 민주화운동 관련 단체 등이 생산자인 연구논총은 문서 ▣ 민주화운동 관련 단체 등이 생산자인 보고서는 문서 ▣ 인터넷 출력물(언론지, 신문스크랩, 민주시민단체 등)은 민주화운동 관련 자료만 문서
	정간물	▣ 정기간행물은 연속 간행물로 영인본은 원 상태를 기입 ▣ 정기간행물의 별책부록은 정기간행물로 등록 ▣ 정기간행물 사료 중 일부 페이지가 누락된 사료의 경우 정기간행물로 등록 (단, 정기간행물에서 발췌하여 정확한 정보가 파악이 안 될 경우에는 문서) ❙예시 : 농민의 소리 4장 ➡ 정간물 ▣ 대학, 공공기관이 생산자인 연구논총
	단행본	▣ 단행본은 운동단체에서 펴낸 도서 ▣ 정부관련 보고서

자. 정리등급

○ 사료평가 단계에서 선별한 등급을 부여하는 것이 원칙

○ 사료평가 단계에서 평가기준이 상호충돌하는 경우 상호협의하여 정리등급 반영

○ 사료평가 단계에서 선별한 등급에 대한 상향조정 및 하향조정이 필요하다고 판단될 경우에는 상호협의하여 반영

그림11. 정리등급 화면

3.4.2.2. 배경영역

기증 받은 사료에 대한 수집이력(수집번호, 수집일자, 기증자, 수집구분, 수집조건, 분량 등)을 확인

그림12. 배경영역 화면

3.4.2.3. 내용과 구조내용

사용내용에 앞서 표제부분에서 충실히 기록하는 것을 기본으로 함

사료의 전체내용을 가능한 사료 내 용어를 사용하여 간략하게 기입

사료내용	▣ 수발신문서에 첨부자료가 있는 경우 내용란에 첨부정보에 대한 정보를 입력 ▣ 자료집 등록 시 목차정보 입력(총회자료집의 순서 등)

그림13. 내용과 구조영역 화면

가. 공개여부

비공개 범위를 제외한 나머지 사료는 공개를 원칙으로 함

비공개 범위	▣ 인사와 관련해 상세한 인적사항, 가족관계, 질병기록 등 개인의 사생활을 침해할 가능성이 있다고 판단되는 내용이 포함된 사료 ❙예시 : ‘교육정책 리포터 명단’에 개인 주민등록번호가 기재된 경우 사료유형: 진단서, 개인적인 공판기록, 등초본, 이력서, 등기부등본, 주민등록번호 등이 기재되어 있는 자료 등 ▣ 단체의 경우 단체의 위상과 관련해 특정한 목적에 부당하게 이용될 수 있다고 판단되는 사료 ▣ 기타 민주화운동 관련 수집사료로 비공개되어야 할 상당한 이유가 있는 사료 ▣ 범인 등의 정당한 이익을 해 할 우려가 있는 정보가 포함된 사료

그림14. 공개여부 화면

나. 언어와 문자

언어와 문자는 기술단위를 구성하는 언어 규약 및 기호체계

언어와문자	▣ 한 사료에 여러 언어 코드 존재시 중복으로 선택함 ▣ 동일 사료가 여러 언어로 별도 분리되어 작성된 경우에는 분리하여 별도로 등록함 ▣ 한 사료가 다국어일 경우 생산자 중심으로 언어코드를 정하고, 제목에서 [ ]사용 보완 또는 주기에 언급함

한국어ㆍ프랑스어ㆍ영어ㆍ일본어ㆍ독일어ㆍ러시아어ㆍ아랍어ㆍ중국어ㆍ스펜인어ㆍ없음으로 나누어지며, 한국어를 기본값으로 설정했으며 중복선택이 가능

그림15. 언어와 문자 등록화면

다. 주제어

주제어는 검색시 신속, 정확하게 하기 위해 선정. 표제와 생산자명 등을 참고하여 주제어를 선정하며, 주제어가 다수일 경우 ‘;’를 통해 구분

❙예 시 : 표제: 성명서[5.18 관련], 생산자명: 5.18민주항쟁동지회
⇒ 이런 경우 주제어 항목이 5.18관련과 5.18민주항쟁동지회로 구분되므로 ‘5.18 관련; 5.18민주항쟁동지회’로 입력함

3.4.2.4. 주기영역

가. 해제

해제	비공개	▣ 비공개 지정 내역에 대한 내용을 간단히 입력
	주관/ 주체	▣ ‘주최’ 단체명을 생산자로 입력하고, ‘주관’명은 해제에 입력
	묶음 사료	▣ 파일 혹은 파일박스에 묶인 사료를 등록 시 묶음 정보를 입력
	생산자 정보	▣ 생산자의 직위 혹은 소속을 입력
	연관성	▣ 다른 기록물과의 관련 자료는 그 기록물의 등록번호를 해제란에 입력
	부분적 중복 기록물	▣ 총분량이 ○면이 되는 기록물을 등록한 후에, 부분적으로 중복되는 사료가 나왔을 경우에 ‘추가로 총○면 중 ○면 부분이 ○장 더 있음’으로 입력

주기영역에 해당하는 것으로 기술시 다른 요소에서 설명하지 못한 사항이 있을 경우 추가적으로 설명할 요소를 기술. 표제나 출처 등 정확한 정보를 파악하지 못하였으나 내용에서 사건이나 행사에 대한 연도, 일시, 장소 등이 언급되어 추정되는 정보를 입력할 수도 있음

그림17. 주기영역 등록 화면

3.4.2.5. 보존정보

가. 보존상태

사료 평가 및 정리 단계에서 평가한 정보를 상/중/하에서 선택

보존 상태	상	▣ 사료의 보존상태가 양호한 경우
	중	▣ 사료의 보존상태가 보통인 경우
	하	▣ 사료의 보존상태가 불량한 경우(훼손이 심한 경우) ⇒ 훼손이 심한 경우 타이핑을 작성하거나 원문 복사 후 사본을 재복사하여 그 사본을 원본과 묶어 처리

그림 17. 보존영역 등록화면

나. 보수정보

사료 정리단계에서 사료 훼손 등의 이유로 사료에 대한 보수여부 사항을 기술하며, 팩스로 된 사료의 복사 여부나 사료의 훼손 등에 대한 사료 타이핑 여부 등을 입력

다. 상자번호

등록하고자 하는 사료가 속한 상자번호의 정보를 표시

라. 구상자번호

구사료관리시스템에 대한 정보를 입력하는 것으로 신사료관리시스템에선 작성하지 않음

마. 업무주기

보존상자 번호와 파일철 번호를 입력
❙ 예 시 : 기사연-0001

4. 등록정리

4.1. 등록번호 기입

기록물 등록번호 기입	▣ 등록번호를 정확하게 기입 ▣ 부여받은 번호를 기록물의 오른쪽 하단에 연필로 기입 (단, 하드커버, 코팅커버는 다음 장 오른쪽 하단에 기입)
물건류 등록번호 기입	▣ 물건류에 등록번호를 직접 쓸 수 없는 경우 종이에 등록번호를 주고 클립으로 고정 ▣ 서류봉투에 보관 가능한 것은 봉투에 넣고, 봉투에도 등록번호를 기입
이면 자료 등록번호	▣ 기록물의 이면지에 중요내용이 담긴 경우 이면의 자료를 복사하고 새로 입력 ▣ 주기 란에 본래 자료의 이면 자료임을 명시 ❙예시 : 등록번호 00000의 이면자료임

등록관리에서 아이템 정보 작성을 마치면 시스템에서 자동으로 부여한 등록번호를 문서하단에 기입

4.2. 등록 라벨 서식

등록이 완료 되면 파일철과 보존상자에 사료 정보에 대한 라벨지를 부착

파일라벨(앞면)

기사연-0001

울산지역 7월 노동자대투쟁 자료집

파일 인덱스 라벨(옆면)

① 울산지역 7월 노동자대투쟁 자료집(B)

보존상자라벨

기증자	한국기독교사회문제연구원
수집일	2007.11.01	수집번호
등록일	2016.04.09	보존상자 번호	기사연-0001
보존상자명
파일목록	① 울산지역 7월 노동자대투쟁 자료집(B) ② ‘89 전민련 관련 문서(B) ③ 전민련 관련 사진 및 필름(B)
비고	파일철 ③ : 필름(인화사진) 내재

* 비고란에는 비문서 사료에 대한 정보를 기재함

❙ 예 시 : 파일철 ③ : 필름(인화사진) 내재

4.3. 색인목록

등록 사료 전체를 대상으로 파일 내 사료 실물의 정리 순서에 맞는 색인목록(아이템목록)을 작성한다.

색인목록 작성 및 출력 방법

▸ 각 사료철의 아이템정보 입력이 완료되면 등록관리모듈로 이동 → 기증자 또는 수집번호 검색 → 계층정보 분류체계 클릭 → 해당 사료계열 클릭 → 해당 사료철 클릭 → 상세보기 클릭하면 아이템목록이 생성됨 → 하단의 액셀저장 클릭 → 색인목록출력 → 해당 보존철 표지 뒷면에 부착

그림 19. 색인목록 작성예시

5. 등록검수

5.1. 등록데이터 검수

검수자는 시스템에 입력된 등록번호, 제목, 생산자, 생산일자, 오․탈자 등을 해당 실물사료와 대조하여 검수한다.

Ⅳ. 사료 열람과 이용

1. 사료 열람과 이용

1.1. 목적

○ 민주화운동기념사업회 사료관 소장 사료의 공개 및 열람에 관한 사항을 규정함으로써 사       료의 열람과 이용을 활성화하고 업무효율 향상에 기여함을 목적으로 함

1.2. 적용범위

○ 민주화운동기념사업회 ‘사료 열람과 이용에 관한 규칙’을 준용함

1.3. 정의

○ 본 지침에서 규정하는 열람은 직접 방문 열람이며, 문서사료에 한하고 박물 등의 특수매체 사료는 별도로 지칭함

○ 사료 이용은 대출 및 사진 사료 사용권의 구매를 말함

2. 사료의 공개

2.1. 공개원칙

○ 다음 각 호에 저촉되지 않는 내용의 사료는 공개할 수 있음

① 수집 후 정리와 등록이 완료되지 않은 사료

② 물리적 훼손 가능성이 있는 사료

③「공공기관의 정보공개에 관한 법률」,「개인정보보호법」등 관련 법률에 명시된 비공개 및 이용제한 원칙에 해당하는 사료

④ 제3자의 명예훼손 또는 인격권을 침해할 가능성이 있는 내용의 사료

⑤ 과거사와 관련해 조사 중이거나 재판이 진행 중 사안으로 인해 공개될 경우 해당자 또는 관련된 제3자의 권익을 침해하거나 공정한 재판을 받을 권리를 침해할 수 있는 내용의 사료

⑥ 공공기관으로서 민주화운동기념사업회의 정체성과 명예의 손상이 우려되는 내용의 사료

3. 사료의 열람

3.1. 열람시간

○ 열람시간은 오전 9시 30분부터 오후 5시 30분까지로 정함

3.2. 열람신청

○ 열람신청은 방문, 전화, 온라인(오픈아카이브즈 온라인 신청방법) 등의 방법으로 함

3.3. 사료의 열람

○ 사료의 열람은 소정의 절차를 따라야 하며 열람신청자는 담당자의 안내를 받은 후, 사업회를 방문하여 열람

○ 열람자는 정해진 공간에서 열람을 실시

○ 열람 관련 복사와 스캔 서비스는 제공하지 않으며 사진 촬영은 허가함

3.4. 열람자 준수사항

○ 열람신청자가 사료관 소장 사료를 열람하고자 할 때에는 담당직원의 안내에 따라야 하며 다음 사항을 준수해야 함

① 열람신청자는 열람 목적 이외의 용도로 사료를 이용해서는 안 되며, 열람 목적 이외의 이용으로 인해 발생하는 문제에 대한 책임은 열람신청자가 지게 됨

② 열람한 사료를 인용할 때에는 “민주화운동기념사업회” 출처를 명기함

③ 기타 열람과 관련된 사항은 담당직원의 안내에 따름

4. 사료의 대출

4.1. 대출

○ 소장 사료는 원칙적으로 관외 대출을 할 수 없음.

○ 사료 전시, 보수, 복원 등의 목적으로 관외 대출이 필요한 경우 사료관장의 결재를  통해 대출할 수 있음.

○ 사료 전시의 목적으로 원본 사료를 대출할 경우 박물관 및 문화재단 종합보험 가입  등의 안전 절차를 마련해야 함.

5. 사료의 이용

5.1. 이용

○ 사료의 이용은 사진 사료의 전시, 출판 등의 목적으로 사용하는 경우에 한함

○ 사용권을 판매할 수 있는 사료는 원저작자가 박용수인 사진에 한하며, 1회 이용에 대한 수수료로 50,000원을 부과할 수 있음

Ⅴ. 구술 사료 공개 및 열람

1. 구술 사료 공개 및 열람

1.1. 목적

○ 민주화운동기념사업회 ‘사료 열람과 이용에 관한 규칙’ 제2조에 근거하여 사료관 소장  구술 사료의 공개 및 이용에 관한 사항을 규정함으로써 구술사료의 열람과 이용을 활성화하고 업무효율 향상에 기여함을 목적으로 함

1.2. 적용범위

○ 민주화운동기념사업회법 제6조 2에 의거하여 사료관이 수집한 구술사료 중 공개대상 사료에 한함

1.3. 정의

○ 본 지침에서 규정하는 구술사료는 열람용 녹취문에 한하며 구술녹음테이프, 구술음성파일, 구술녹화테이프 등은 별도로 지칭함

2. 구술 사료의 공개

2.1. 공개원칙

○ 구술사료의 공개는 열람용 녹취문에 한함

○ 다음 각 호에 해당하는 내용을 포함하는 구술사료는 해당 구술사료 비공개 또는 해당 내용을 부분적으로 비공개 할 수 있음

① 제3자의 명예훼손 또는 인격권 침해 내용

② 과거사와 관련해 조사 중이거나 재판이 진행 중인 내용 등으로 인해 공개될 경우 구술자 또는 관련된 제3자의 권익을 침해하거나 공정한 재판을 받을 권리를 침해할 수 있는 내용

③ 공공기관으로서 민주화운동기념사업회의 정체성과 명예의 손상이 우려되는 내용

2.2. 비공개 대상

○ 다음 각 호에 해당하는 내용을 포함하는 구술사료는 공개하지 않음

① 구술자의 ‘구술사료 공개 및 이용 허가서’에 공개금지가 명시된 경우

② 구술자의 공개 동의가 있더라도 구술내용 공개로 인해 사회적 파장이 우려될 경우

③「공공기관의 정보공개에 관한 법률」,「개인정보보호법」등 관련 법률에 명시된 비공개 및 이용제한 원칙에 해당되는 내용

3. 구술 사료의 열람

3.1. 열람시간

○ 열람시간은 오전 9시 30분부터 오후 5시 30분까지로 정함

3.2. 열람신청

○ 열람신청은 방문, 전화, 온라인(오픈아카이브즈 온라인 신청방법) 등의 방법으로 함

3.3. 사료의 열람

○ 구술사료의 열람은 소정의 절차에 따라야 하며 열람신청자는 담당자의 통보를 받은 후, 사업회를 방문하여 열람

○ 열람이 허락된 녹취문을 지정된 장소의 열람장비를 이용하여 열람을 실시

○ 단, 구술자 본인 또는 유가족(구술자 사망 시)으로부터 직접 열람 허락을 받은 이용자가 해당 구술자료의 이용 허락을 증명할 수 있는 증명서를 사료관에 제출하여 승인되었을 경우, 녹취문 파일 및 구술영상테이프 등 기타 구술결과물의 제공이 가능(열람한 구술사료는 열람목적 달성 이후 폐기해야 함)

3.4. 열람자 준수사항

○ 열람신청자가 사료관 소장 구술사료를 열람하고자 할 때에는 담당직원의 안내에 따라야 하며 다음 사항을 준수해야 함

① 열람신청자는 열람 목적 이외의 용도로 구술사료를 이용해서는 안 되며, 열람 목적 이외의 이용으로 인해 발생하는 문제에 대한 책임은 열람신청자가 지게 됨

② 열람한 구술사료를 복사 또는 촬영 등의 형태로 복제할 수 없으며, 제3자에게 제공 할 수 없음

③ 열람한 구술사료를 인용할 때에는 사전에 사료관의 허락을 받고 “민주화운동기념사업회 구술사료“임을 명기해야 하며 인용된 내용은 사료관에 통보해야 함

④ 기타 열람과 관련된 사항은 담당직원의 안내에 따름

Ⅵ. 서고 관리와 운영

1. 서고 관리와 운영

1.1. 목적

○ 본 지침은 민주화운동기념사업회 사료관 서고 관리와 운영에 대하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

1.2. 적용범위

○ 본 지침은 민주화운동기념사업회 사료관의 사료 보존서고․시설의 관리에 대하여 적용한다.

1.3. 정의

○ 본 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

① “서고”란 사료를 보존하는 공간을 말한다.

② “출입권한”이란 서고에 출입할 수 있는 권한을 말한다.

③ “반출․입”이란 보존처리, 열람 등 기록관리 업무를 목적으로 사료가 서고 외 지역으로 나가고 들어오는 것을 말한다.

④ “책임부서”란 해당 서고를 관리하는 소관 부서를 말한다.

⑤ “관리책임자”란 해당 서고의 사료 및 시설관리 담당자를 말하며, 정․부로 구성한다.

⑥ “기록물관리” 사료의 등록에서부터 보존관리 및 반출․입 등을 수행하는 업무를 말한다.

⑦ “출입관리”이란 서고 출입통제 및 출입자 이력사항을 기록․관리하는 업무를 말한다.

⑧ “제한구역”이란 중요시설인 서고 출입이 허용된 자에 한하여 출입할 수 있는 특정 공간을 말한다.

2. 서고 출입관리

2.1. 관리책임

① 서고에는 사료 및 시설관리를 위하여 정․부 관리책임자를 둔다.

② 서고 관리책임자는 사료 반․출입 및 서고관리 전반적인 상황을 관리하여야 한다.

③ 서고 관리책임자는 서고 출입열쇠를 잠금장치가 설치된 공간에 보관하여야 한다.

2.2. 출입권한

① 서고 및 복도는 제한구역으로 구분하고 출입권한 설정 범위를 정하여야 한다.

② 제한구역 중 서고에 상시 출입권한을 받고자 하는 자는 [별지서식 1호] 서고 출입신청서, [별지서식 2호] 서고 출입서약서를 작성하여 서고 책임부서의 장에게 승인을 신청하여야 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 출입을 신청한 자의 소관업무, 출입목적 등을 검토하여 출입을 승인할 수 있다.

④ 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 하는 경우에는 서고 책임부서의 장에게 사전신청 후, 해당 서고 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

2.3. 출입자 관리

① 서고 책임부서의 장은 서고 출입자를 통제 및 관리하여야 한다.

② 서고 출입 통제는 출입 관리하는 것을 원칙으로 한다.

③ 출입자는 [별지서식 3호] 서고 출입대장에 기재하여야 한다.

④ 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 할 경우 서고 출입대장에 출입시간과 출입목적을 기재하여야 한다.

2.4. 출입제한

① 서고에 출입하는 자는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 사료 및 시설물의 훼손 및 무단 반출

2. 접착제, 화기, 인화물질, 칼 등의 위험물 반입

3. 음료수, 물 등의 음식류 반입

4. 출입권한을 부여받은 목적 이외의 작업 및 행위

5. 기타 사료의 보안 및 보존에 위해 우려가 있는 행위

② 서고 관리책임자는 서고 출입자에게 제1항의 내용을 사전에 고지하고 위반 시 퇴실 조치하여야 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 기록물에 위해를 가할 우려가 있다고 판단되는 경우에는 서고 출입을 제한할 수 있다.

④ 제한구역인 서고에서는 부득이한 경우를 제외하고는 기록물 보존에 관한 업무 이외의 행위를 하는 것을 금한다.

2.5. 출입권한 해제

○ 서고 책임부서의 장은 출입사유가 소멸된 자에 대하여는 즉시 출입권한을 해제하여야 하며, 출입권한이 소멸된 자는 서고 책임부서의 장에게 즉시 출입권한 해제를 신청하여야 한다.

3. 사료 반출․입 관리

3.1. 반출․입 신청

① 사료의 반출․입 신청은 기록물관리업무를 서면으로 신청할 수 있다.

② 사료 반출 신청은 반출 받고자 하는 날로부터 최소 1일 이전에 신청하여야 한다. 단, 열람실 방문 민원 등 긴급을 요하는 경우에는 그러하지 아니하다.

③ 사료는 훼손 및 열화방지 등을 위하여 반출기간은 최단, 반출량을 최소화하며, 그 용도가 종료되었을 경우 즉시 서고로 반입하여야 한다.

④ 반출된 사료는 훼손되지 않도록 관리하여야 하며 열람, 매체수록 등을 위하여 해철 등이 이루어진 경우 원상태로 복원하여 반입하여야 한다.

3.2. 사료 인계․인수

○ 사료 반출․입 신청에 따른 인계․인수는 서고에서 하는 것을 원칙으로 한다.

3.3. 보안관리

① 서고 책임부서의 장은 사료의 서고 외 반출․입에 대하여 승인 및 통제하여야 한다.

4. 서고 환경․시설 관리

4.1. 온․습도 관리

○ 서고 온․습도는 온․습도계를 이용하여 상시 관리하여야 한다.

4.2. 보존환경 관리

○ 서고 환경점검은 년 1회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 시행 할 수 있다

○ 서고 환경점검 결과 법령 기준치를 초과한 경우, 보존환경 개선을 위해 환기 등 적절한 조치를 취하여야 한다.

4.3. 환경정비

○ 서고 내부는 청소를 실시하여야 하며, 필요 시 별도 환경정비 등을 실시할 수 있다.

4.4. 시설관리

① 서고 시설은 매월 1회 이상 점검하여야 하며, 필요에 따라 수시로 점검할 수 있다.

② 서고 시설점검은 서고의 출입문 등 보안시설, 서가, 공조시설 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 제반시설을 대상으로 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 시설․장비에 고장․파손 등 문제가 발생하였을 경우에는 이를 조치하여야 한다.

④ 서고 책임부서의 장은 점검결과 구조물 균열, 공조시설, 전기시설, 출입문 등에 문제가 발생하였을 경우에는 시설관리 담당부서에 통보하여야 하며, 담당부서에서는 신속하게 조치하여야 한다.

[별지서식 제1호]

민주화운동기념사업회 사료관을 찾아주신 여러분 환영합니다.

사료의 안정적 보존환경을 유지하기 위해 보존서고 출입은 엄격히 제한되지만 교육 및 견학 등 사료관장의 허가하에 보존서고를 개방합니다.

출입을 위해 아래 양식에 정보를 적어주시기 바랍니다.

이는 연말~연초에 진행되는 기획재정부가 주관하는 고객만족도조사에 활용될 수 있습니다.

【출입자 정보】

성 명		연락처		이메일

【개인정보 수집․이용에 대한 사항】 관련 근거: 개인정보 보호법 제15조 민주화운동기념사업회는 개인정보보호법 등 관련 법령상의 개인정보보호 규정을 준수하며, 개인정보 취급에 대한 사항은 다음과 같습니다.
수집․이용 목적	본인확인, 개인식별 확인 등을 목적으로 개인정보를 처리
수집․이용할 항목	[필수항목] 이름, 이메일, 연락처
보유․이용 기간	위 개인정보는 수집․이용에 관한 동의일로부터 위 이용목적을 위하여 보유․이용됩니다. 다만, 수집 및 이용목적 달성을 위한 보유 및 이용기간은 1년을 넘지 않습니다.
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제공받는 자	기획재정부
제공받는자의 이용목적	행정안전부 산하 민주화운동기념사업회 고객만족평가 조사
제공받는 항목	[필수항목]이름, 이메일, 연락처
보유 및 이용기간	제공받는 자의 관련법령에 따릅니다.
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20    년      월     일

성명               (서명 또는 날인)

민주화운동기념사업회 이사장 귀하

[별지서식 제2호]

서고 출입서약서

본인은      .   .  .부터 민주화운동기념사업회 서고에 출입함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 서약합니다.

1. 본인은 서고 출입과 관련하여 알게된 제반 보안사항이 누설됨은 서고관리에 위해가 될 수 있음을 안내받았습니다.

2. 본인은 보안관계 제반 규정을 이행하고, 서고 출입 시 알게된 제반보안사항은 동기여하를 막론, 일체 누설하지 않을 것을 서약합니다.

년      월       일

서약자 소        속:

직        위:

성        명:                 (서명)

민주화운동기념사업회 이사장 귀하

[별지서식 제3호]

서고 출입대장

20  년    월

출입일자	입‧퇴실시간	성명(동행자)	소속	출입목적	담당자
2016. 3. 2	14:00~14:30	000 외 2인		서고 견학	000

사료관장          (인)

[별첨 자료 1]사료유형평가기준

사료 유형평가 기준
유형	유형 가치등급	정의
제목 없는 문서류	A형	자필 note인 경우 多/ 사상/ 학습자료/ 특정단체 내부(교육)자료 등..
1-2p짜리 유인물	A형	구호가 제목인 유인물(210889), ~에 즈음하여(450510, 128599), ~에게 드리는 글(368715), 우리의 입장(365275), 우리의 요구(444185), ~에 대한 우리의 요구(474982), 농성을 풀면서(212907)… 등
성명서	A형	성명서라 명명되어 있고, 정치적·사회적 단체나 그 책임자가 일정한 사항에 대한 방침이나 견해를 공표하는 글/문서
결의문	A형	결의문이라 명명되어 있고, 의결한 내용을 적은 글
호소문	A형	호소문이라 명명되어 있고, 억울한 사연을 알리는 글
탄원서	A형	탄원서라 명명되어 있고, 주로 개인이나 소규모 그룹에서 사정을 하소연하여 도와달라는 내용의 글. 수신자가 있고, 재판자료인 경우가 많음.
건의문(안)	A형	개인·단체가 내놓은 의견이나 요구사항을 적은 글
통보·통지문	A형	주로 공기관이나 회사 등이 어떤 사안의 결과·사실에 대해 개인이나 단체에게 알리는 글
안내문	A형	어떤 사정이나 사실및 행사나 단체에 대해 알려주는 문서
창립취지(선언)문	A형	어떤 기관이나 단체의 새로 생김을 알리는 유인물 또는 자료집 형태의 문서.
시국선언문	A형	현재 당면한 국내 및 국제 정세나 대세에 대해 특정 집단이 그들의 방침, 주장, 의견 따위를 정식으로 표명하는 문서.
진정서	A형	어떤 사건에 대한 전후사정을 진술하여 문제해결을 위해 관공서 등에 제출하는 문서
집회신고서	A형	어떤 목적을 가지고 모이는 모임에 대해 미리 해당 관공서에 허가를 받는 문서
연설문	A형	대중앞에서 어떤 사안에 대한 주장·의견을 진술한 글로 선거, 심포지움, 대중, 농성中 즉흥 연설문 등이 있다.
접수증	B형	처리할 문서따위를 받았음을 증명하는 문서
각서	A형	노사합의 등 갑·을간의 합의사항 이행의 약속문서
경위서, 경위보고	A형	어떤 사건의 발생원인부터 진행상황에 대해 서술해 놓은 문서 및 보고서
이의신청서	A형	주로 재판관련 자료로서 부당한 처분에 대한 취소·변경을 요구하는 문서
보도자료/기자회견자료	A형	운동단체 등에서 정치·사회적인 새로운 소식·사건 등을 대중매체를 통하여 알리고자 하는 문서
공개질의서	A형	특정 사안에 대한 의문점을 공개적으로 묻는 내용의 문서
답변서	A형	해당 물음에 대해 밝혀 대답하는 글로 주로 재판자료에 많다.
추모사 등(관련 자료)	A형	주로 열사추모(기념)단체에서 생산한 리플릿 등으로 추모대회의 제반 자료
리플릿	A형	주로 어떤 단체의 행사나 대회에서 뿌려지는 1장짜리 전단지
브로셔	A형	어떤 단체의 설립, 의의, 하는 일등을 소개·안내하는 2-3단으로 접어진 홍보문서
팜플렛	A형	어떤 단체의 설립, 의의, 하는 일등을 소개·안내하는 브로셔보다는 페이지수가 많은 책자 형식의 문서
공고문	A형	게시하여 공개적으로 널리 알리는 글
대자보	A형	주장하는 바를 큰 글씨로 써서 벽에 내붙이는 글
캠페인 관련 유인물	A형	사회·정치적 목적따위를 위해 조직적이고 지속적으로 행하는 운동에 관련한 문서
설문지	A형	조사를 하거나 통계자료 등을 얻기위하여 어떤 주제에 대해 문제를 내어 묻는 질문지
결과 분석 보고서	A형	조사한 내용의 결과를 종합적으로 한번에 파악할 수 있도록 요약 정리한 문서.
실태 조사·보고서	A형	대상의 있는 그대로의 종합적(경제적·물리적)인 상태를 파악하여 기록한 문서류
출장 보고서	B형	외부로 나가서 업무를 본 결과에 대한 것을 기록한 문서
사업 보고서	A형	특정단체의 지속적 경영을 위한 전반적인 사업내용을 글로 알리는 문서/ 사업보고서라 명명되어 있고 사업계획, 예산·결산내역서 등을 포함한다.
재무·재정 보고서	A형	특정단체에서 사업운영을 위해 자금을 만들어 관리하고 이용하는 경제상태에 관한 문서들
활동/평가 보고서	A형	주로 특정단체의 전년도 사업활동보고 및 평가
사례 보고서/자료집	A형	어떤 일이 실제로 일어난 예를 모아놓은 문서나 관련 자료.
감사 보고서/자료	A형	특정단체의 재산상황이나 운영상태를 파악하고 업무가 능률적이고 정당하게 이루어지는가를 감독하고 검사한 것에 대한 문서
연구 보고서/자료	A형	정치·사회적 상황이나 어떤 현상, 사물에 대하여 깊이 있게 조사하여 진리를 따지는 내용의 문서
사업신청서	A형	특정사업을 하고자 하는 단체가 해당기관에 제출해야하는 요구되는 제반 서류
입회신청서(철)/ 입회허가(승락)서	A형	어떤 모임에 들어가 회원이 되기위해 작성해야하는 형식상의 문서 및 이를 허락한다는 문서
추천서	B형	어떤 조건에 적합한 대상을 책임지고 소개하는 문서
행사 참여 후기(철)	A형	교육·연수과정 수료 후나 대회 등의 행사참여 후 제출하는 후기/감상을 적은 문서 혹은 그 묶음.
임금인상 요구서	A형	노동자가 노동의 대가로 사용자에게 받는 보수를 올려달라고 요구하는 문서
임금협정서	A형	노동자가 노동의 대가로 사용자에게 받는 보수에 관하여 노사간의 협정을 적은 문서
단체협약서	A형	노동조합과 사용자 또는 사용자 단체 사이에 체결하는 자치적인 법규를 적은 문서
지침	A형	모든 사업이나 활동에서 의거해야하는 지도적 방법이나 방향을 인도하여 주는준칙을 적은 문서
회칙	A형	모임의 규칙
규약집	A형	노조 등의 조직체 안에서 서로 지키도록 협의하여 정하여 놓은 규칙을 적어놓은 문서
강령	A형	정당이나 사회단체 등이 그 기본 입장이나 방침, 운동 규범 따위를 열거한것.
정관	A형	법인의 목적, 조직, 업무집행 따위에 관한 근본 규칙 또는 그것을 적은 문서
법률(안)	A형	국회의 의결을 거쳐 대통령이 서명하고 공포함으로써 성립하는 국법이나 또는 그러한 법률이 될 사항을 조목별로 정리하여 국회에 제출하는 문서
예배 자료	B형	신에 대해 경배하는 의식과 관련한 문서/ 종교단체에서 생산.
기획안	A형	특정 행사에 대하여 대략의 일을 꾀하는 계획을 세운 문서
기안문	A형	사업이나 활동계획의 초안으로 주로 상부에 승인을 요청하거나 보고를 하는 문서
일지	A형	농성,투쟁경과 또는 업무,학습,상담 등의 상황을 매일 적어놓은 문서
회의 자료	A형	총회/대표자회의/연석회의/간부회의/집행위/상임위/중앙위/이사회/실무자회의 등 각종 회의의 식순, 안건, 보고 등의 관련 자료
회의록	A형	회의구성원의 발언내용을 실제 기록 또는 인쇄한 문서나 그 복사물
공문서	A형	공공기관이나 단체에서 공식적으로 작성한 서류로서 공개서한, 제안문, 협조문, 요청서, 회의일정 등이 있고, 단체명 아래 [수신:~,발신:~]의 형식으로 되어있는것이 많다.
편지	A형	안부, 소식, 용무따위를 적어 보내는 글
엽서	B형	정부에서 발행한 일정한 규격의 우편(체신)엽서
초대장/초대의 글	B형	어떤 모임에 참가해줄것을 청하는 문서
연하장	B형	새해를 축하하기 위하여 간단한 글이나 그림을 담아보내는 카드형식의 문서.
청첩장	B형	결혼따위의 좋은 일에 남을 초대하는 글발
전보문	B형	電信을 이용한 통보문서.
카드	B형	그림이나 장식이 인쇄된 우편물의 일종
정간물	A형	제호가 붙고, 계층별(민중/지역/농민/교사/여성/노동자 등 또는 연구소발간/단체명 등)신문 형식이나 책자로 만들어진 정기적으로 간행하는 출판물
소식지	A형	소식지라고 명명되어 있고 어떤 단체 혹은 노조에서 정기적으로 발행하는 신문/책자/유인물 형식의 문서
호외	A형	특별한 일이 있을 때에 임시로 발행하는 신문이나 잡지로 단발적인 것과 일정기간 제호가 붙어서 나오는 것이 있다.
속보	A형	주로 노조쟁의나 농성현장 상황과 같은 투쟁소식을 빨리 알리는 유인물로서 단발적인 경우와 제호가 붙어 일정기간 정기적으로 나오는 경우가 있다.
회보	A형	會에 관한 일을 그 회원에게 알리는 보고문서 또는 간행물
주보	B형	교회에서 주마다 발간하는 책자/민들레교회 주보
노보	A형	노조에서 정기적으로 발행하는 신문형식의 소식지
기도문	B형	기도내용을 적은 문서
팩스 사료	A형	문서의 꼭대기에 송신 일시와 송신자가 인쇄되어 보내지는 문서(팩스용지)/ 소식지, 회보 등의 정간물, 공문서, 편지글, 보도자료 등을 팩스로 보낸 문서
신문스크랩	B형	신문, 잡지따위에서 필요한 글이나 사진등을 오려서 모은 문서로서 실제 신문 일부 기사/ 일부기사 복사물/ 유인물화된 신문기사 등
잡지 기사의 일부 복사물	B형	말'지나 기타 잡지류의 기획·특집 기사글을 복사해 놓은 문서
강의 교재/노트	B형	일정한 내용을 체계적으로 설명하여 가르치기 위하여 만든 문서 또는 그 내용을 받아적은 기록물
학습 자료	A형	지식을 습득시키는데 필요한 제반 자료/ 학습지도안, 교육내용 문건, 커리큘럼, ~교재 등…
정세 관련 자료	A형	운동단체 등에서 생산한 정치상의 동향이나 형세에 대한 문서
특정단체의 내부자료	A형	본 단체 관련 현황 및 주최행사 등에 관련한 자료들.
상담 자료	A형	문제를 해결하기 위하여 서로 의논한 것을 직접 기록한 글이나 그에 관련한 자료들로 상담일지, 기록표, 자료집, 상담이론에 관한 문서 등이 있다.
각종 양식류	B형	일정한 모양이나 형식(서식)/ 기본이 되는 틀
선거 관련 자료	A형	대통령, 국회의원, 위원장 등의 대표자를 뽑는 것에 관련한 홍보물/ 선거기획, 포스터, 팜플렛, 유인물, 공약집 등…
서명날인	A형	어떤 사안에 대해 뜻을 같이 하는 사람들이 이름과 싸인(도장/지문)을 한 문서
재판 관련 자료	A형	소송 사건을 해결하기 위하여 법원이 공권적 판단을 내리는데 관련한 제반 문서들.
학생운동 자료	A형	학생들이 교내 문제나 정치·사회문제 따위에 관하여 일으키는 활동이나 투쟁 관련 자료/학생회 회의자료나 선거관련 자료들
야학 교육 자료	A형	공부하고자 하는 노동자들을 위해 밤에 공부하는 야간학교 교재(제본형태) 및 관련 자료들.
선교 자료	B형	종교기관에서 생산한 선교에 관한 제반 자료들
세미나 자료집	A형	연구발표 및 토론을 통해서 특정 주제에 관하여 자료집 형식으로 나온 문서
발표문(발제문)	A형	특정 사건의 사실, 결과 등을 세상에 널리 알리는 내용 및 회의, 강연회, 세미나 자료의 일부로서 요약되어진 문서가 있다.
공청회/공개토론회 자료	A형	사회일반에 영향력이 큰 안건에 대해 이해관계자들이 모여 하는 공개회의 및 관련 자료
수련회, 연수회, 강연회, 토론회, ~대회 등의 자료집	A형	행사성 자료로서 제본(복사)이 되어 있는 문서
자료집	A형	정치·사회·종교·운동·환경·교육·노동 등 사회 전반에 관한 내용의 자료집이라고 명명되어진 문서
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